Säkra meddelanden och videomöten med verktyget Sefos

För att kommunicera känsliga personuppgifter eller uppgifter med sekretess med våra invånare och andra myndigheter använder vi oss av tjänsten Sefos.

Med Sefos kan Falköpings kommun:

1. Skicka säkra meddelanden som innehåller personuppgifter eller annan känslig information både internt inom en organisation, till våra kommuninvånare eller andra myndigheter och organisation.
2. Genomföra säkra videomöten där vi kan säkerställa identiteten på deltagarna i mötet med hjälp av till exempel mobilt bankid.

Vad är Sefos?

Sefos fungerar ungefär som Kivra digital post. När du har ett nytt meddelande i Sefos, skickas ett notifieringsmejl till din e-post med länk till ditt Sefos-meddelande, precis som när du får meddelanden via Kivra eller liknande tjänster för digital post.

Till skillnad från e-post så skickas informationen krypterat i Sefos. Det innebär att informationen kodas så att utomstående inte ska kunna ta del av informationen. Du kan svara på meddelanden, så kommunikationen är tvåvägs.

Alla meddelanden i Sefos raderas automatiskt efter sex månader.

Exempel på tillfällen när vi använder Sefos

• socialtjänsten
• rehabilitering
• vårdsamtal
• elevhälsa

Identifiering med Svensk e-legitimation

När du ska läsa ett meddelande eller ansluta till ett videmöte behöver du identifiera dig med Svensk e-legitimation. (BankID eller Freja eID plus).

Säkerhet – så känner du igen ett meddelande från kommunen

Vi vill att mottagare ska känna sig trygga när de får digitala meddelanden från oss. Meddelanden via Sefos öppnas i webben, vilket gör att du behöver klicka på en länk i mejlet för att komma åt meddelandet. På grund av risken för bedrägerier vill vi uppmärksamma dig på vara försiktig när det gäller länkar från okända avsändare. Tänk därför på följande:

Kontrollera avsändaren: Meddelanden skickas från kommunens e-postdomän falkoping.se. Avsändaradressen är meddelande@falkoping.se.

Granska länken: I mejlet finns information och en knapp med en länk för att öppna det säkra meddelandet. Länken ska börja med meddelande.falkoping.se/....

Säker inloggning: När du öppnar meddelandet behöver du identifiera dig med en säker metod, vilket minskar risken för obehörig åtkomst. Vid identifiering via BankID och Freja eID kan du kontrollera avsändaren när du legitimerar dig. Avsändare ska vara Falköpings kommun.

Vid tveksamhet: Om något känns fel eller ovanligt – kontakta kommunen innan du klickar på länken.
Telefonnummer: 0515-88 50 00
E-postadress: kommunen@falkoping.se

Guide: så öppnar du ett meddelande i Sefos

Bildspelet visar exempel på de olika stegen nedan.

1. Du har får ett säkert meddelande i din mejl från Falköpings kommun. Klicka för att öppna mejlet. Mejlet kommer från e-postadressen meddelande@falkoping.se.
2. I meddelandet ser du en grön knapp med texten ”Öppna meddelande” – klicka på den.
3. Ett nytt fönster öppnas där du ska identifiera dig med Svensk e-legitimation (till exempel BankID eller Freja eID. Klicka på knappen “Starta identifiering” och i nästa steg välj du identifieringsmetod.
4. Följ instruktionerna för identifiering.
5. När du har identifierat dig öppnas meddelandet. Här kan du läsa innehållet och ladda ner eventuella bilagor genom att klicka på de tre prickarna till höger om bilagan. Du kan även svara på meddelandet via den gröna knappen “Svara” ovanför meddelandet – ditt svar skickas lika säkert som det togs emot!

Guide: så ansluter du till ett möte i Sefos

1. Du får en inbjudan till ett säkert möte i din e-post från Falköpings kommun. Klicka för att öppna mailet. Meddelandet kommer från Noreply Alvesta kommun. Klicka för att öppna mejlet. Mejlet kommer från e-postadressen meddelande@falkoping.se.
2. Om du klickar på ics-filen så öppnas en mötesbokning i din kalender.
3. För att ansluta till mötet, öppna mejlet och klicka på den gröna knappen ”Öppna möte”.
4. Ett nytt fönster öppnas där du ska identifiera dig med Svensk e-legitimation (till exempel BankID eller Freja eID. Klicka på knappen “Starta identifiering” och i nästa steg välj du identifieringsmetod.
5. Följ instruktionerna för identifiering.
6. När du har identifierat dig öppnas meddelandet. Nu kan du välja att ansluta normalt eller anonymt. Klicka på någon av de gröna knapparna i slutet av meddelandet för att ansluta till mötet. Du kan ansluta dig tidigast 15 minuter innan mötets start.