För dig som är ny förtroendevald
Välkommen som ny förtroendevald i Falköpings kommun! Ditt uppdrag är viktigt för demokratin. För att komma igång med ditt arbete som förtroendevald och förbereda dig för kommande sammanträden behöver du en surfplatta. Du behöver också kunna hantera din nya kommunmejl.
1. Hämta surfplatta för att läsa kallelser och handlingar inför sammanträden
När du fått brev på posten om att dina inloggningsuppgifter är klara så ringer du Claes Sandsjö, IT-avdelningen, 0515-88 53 41 och bokar tid för att hämta din surfplatta.
I Falköpings kommun skickas kallelser med föredragningslista och handlingar inför sammanträden elektroniskt. Som förtroendevald får du låna en surfplatta som ger dig en enkel tillgång till de elektroniska utskicken. Till surfplattan medföljer ett tangentbord och ett fodral. Med hjälp av surfplattan laddar du ner ditt material via ett program som heter Ciceron Assistenten.
Inför ditt första sammanträde, innan du fått dina inloggningsuppgifter, sänder sekreteraren kallelsen samt handlingar till dig på posten. Efter det förutsätts du ha hämtat din surfplatta.
Surfplattan hämtar du på IT-avdelningen i Stadshuset. Eftersom du måste skriva på en ansvarsförbindelse måste du själv hämta den. Du får också hjälp med att göra personliga inställningar och hitta dina kallelser och handlingar.
Regler för användning av surfplatta
- Surfplattan är ett arbetsverktyg och ska inte användas för privat bruk. Nedladdning av appar ska ske restriktivt och de appar som laddas ner ska ha anknytning till ditt förtroendeuppdrag i kommunen.
- Offentlighetsprincipen, sekretesslagen och övriga lagstiftning ska följas. Personuppgifter och andra känsliga uppgifter ska behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen, GDPR, och andra gällande lagar.
- Surfplattan lånar du från kommunen under tiden ditt förtroendeuppdrag
pågår. När ditt förtroendeuppdrag upphör ska surfplattan återlämnas till IT-avdelningen. Observera! Glöm ej tangentbordet och fodralet. - Ej återlämnad surfplatta kommer att debiteras. Surfplattan ska brukas på ett sådant sätt att den slits normalt. Om din surfplatta blir stulen, tappas bort eller är trasig ska det genast anmälas till IT-avdelningen på telefonnummer 0515-88 53 00.
2. Kom igång med ditt E-postkonto
I och med att du är vald som förtroendevald skapas ett e-postkonto i kommunen som kommer att användas i vår kontakt med dig. Är du redan anställd i Falköpings kommun och har ett e-postkonto är det den adressen vi kommer att använda. Adressen finns också publicerad på Falköpings kommuns webbplats, vilket innebär att till exempel kommuninvånare och andra som vill komma i kontakt med dig i ditt uppdrag kan använda e-postadressen. Därför ska du dagligen läsa din e-post.
I din surfplatta får du enkelt åtkomst till ditt e-postkonto. Har du ett uppdrag där du inte har surfplatta kan du komma åt din e-post via en webbläsare.
mail.falkoping.se Länk till annan webbplats.
Kommunens e-postkonto är ett arbetsverktyg och ska användas utan att lagar, förordningar och Falköpings kommuns interna regler överträds. Använd inte e-postkontot så att det inkräktar på arbetet, medför kostnader eller annan skada för kommunen. Registrera inte e-postadressen som identifikation för inloggning till applikationer eller system som inte har anknytning till ditt uppdrag inom kommunen.
3. Offentlighetsprincipen
Förtroendevalda omfattas av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänna handlingar på begäran ska lämnas ut snarast. För att tillmötesgå detta är det viktigt att du dagligen kontrollerar din e-post.
Läs mer om offentlighetsprincipen i Rutinen för hantering av begäran om utlämnande av allmän handling (pdf) pdf, 475.8 kB..
Kommunens intranät - Falnet
Du kan enkelt läsa din e-post i surfplattan men du kan även läsa den genom att logga in på Falnet Länk till annan webbplats. på vilken dator som helst. Det är samma användarnman och lösenord som till din surfplatta. På Falnets startsida når du din e-post under hjärtknappen och sedan webmejl.