Beredningsprocessen

Beredningsprocessen syftar på den process ett ärende genomgår inför behandling i kommunstyrelsen eller en nämnd.

Falköpings kommun använder verksamhetssystemet Ciceron Dokument och Ärende för hantering av kallelser och handlingar till politiska sammanträden. Systemet ger ett IT-baserat stöd för hela processen från att ett ärende startar till att beslut fattas och ärendet avslutas och arkiveras.

Kommuninvånare förväntar sig att information finns tillgängligt när de har behov av det, vilket ställer stora krav på oss som kommun att tillhandahålla väsentlig och relevant information för den enskilde invånaren. För att tillgodose dessa krav är det viktigt att all information lagras enhetligt och på samma ställe så långt det är möjligt.

Beredningsprocessen

Beredningsprocessen syftar på den process ett ärende genomgår inför behandling i kommunstyrelsen eller en nämnd. I korthet innebär det följande.

• Beredningsprocessen inleds med att ett ärende initieras, vilket kan ske på flera olika sätt och av flera olika aktörer. Till exempel följande.
  • Ärende initieras från politiskt håll, till exempel av ordföranden i nämnden.
  • Ärendet initieras av tjänstepersoner på förvaltningen som ser att det finns behov av att lyfta en fråga för politisk behandling.
  • Ärendet initieras av en extern part, till exempel en statlig myndighet som vill ha kommunens yttrande på en remiss.
• När det står klart att ärendet behöver behandlas av nämnden är det förvaltningens uppgift att ta fram ett underlag till nämnden så att nämnden kan ta ställning i frågan.
• Ärendet kvalitetsgranskas och förankras i rätt forum inför behandlingen i nämnden.
• Slutligen är det dags för ärendet att behandlas av nämnden. Utifrån informationen i förvaltningens underlag ska nämnden besluta i frågan.

En ledamot i en nämnd deltar under en mandatperiod i beslutsfattande i hundratals olika ärenden som påverkar Falköpings kommun och dess invånare. Det är ärenden i en rad olika ämnen och eftersom de flesta av politikerna är fritidspolitiker kan de omöjligt vara experter på alla ämnen. Politikerna är dessutom personligt ansvariga för nämndens beslut.

Beredning av ärenden till nämnden är därför en viktig del av förvaltningens verksamhet. Förvaltningens rutiner och arbetssätt för beredning av ärenden måste vara utformade så att ledamöterna upplever att ärendena är tillräckligt utredda och att beredningen av ärendena stödjer dem i beslutsprocessen. Beredningen av ärenden är grunden för den kommunala verksamheten. Med bra tjänsteutlåtanden till politikerna ökar möjligheterna till välgrundade, demokratiska beslut.

De tjänstepersoner som handlägger ärenden spelar en viktig roll för hela den politiska processen. De ska förmedla sin kunskap, via tjänsteutlåtandet, till politikerna som inte nödvändigtvis har all fackkunskap i frågan. Beredningen av ärendena ska stödja ledamöterna i beslutsprocessen. Underlagen ska vara tydliga och välskrivna, men samtidigt inte för omfattande.

Kommunledningsförvaltningen leder ett arbete med att utveckla beredningsprocessen i kommunstyrelsen och nämnderna. Efter en genomgång av respektive nämnds beredningsprocess konstaterades det att det finns stora variationer mellan de olika nämndernas beredningsprocesser. Med anledning av detta har det tagits fram gemensamma grunder för beredningsprocessen som alla nämnder har antagit.

Gemensamma grunder för beredningsprocessen

• Det ska finnas en deadline för handlingar/ärenden som ska behandlas i nämnden/arbetsutskottet. Tidpunkten beslutas av förvaltningen.
• Det ska finnas ett tjänsteutlåtande kopplat till alla ärenden som ska behandlas i nämnd/arbetsutskott. Detta gäller även informationsärenden om de är så omfattande att de blir en egen paragraf i protokollet.
• Beredningsmöten ska vara inbokade inför varje utskick till nämnd/arbetsutskott. Tidpunkt och vilka som deltar beslutas av nämndsordföranden i samråd med förvaltningen.

De gemensamma grunderna för beredningsprocessen är just en grund. De kan sedan byggas på för att passa varje nämnd. Gemensamma grundprinciper ger ett mer likvärdigt kvalitetsunderlag för de förtroendevalda, oavsett vilken nämnd de har uppdrag i. De förtroendevalda får också underlag som håller en kvalitetsmässigt jämnare nivå. Det underlättar också för nämndsekreterarna att jobba lika och stötta varandra om de administrativa processerna i kommunen blir mer lika.

En väl fungerande beredningsprocess innehåller bland annat följande.

• Tid för att kvalitetsgranska underlag och handlingar.
• Tid för feedback och återkoppling till handläggaren.
• Tid att förankra ärendena med till exempel förvaltningens ledningsgrupp, vilket möjliggör att frågor som berör flera verksamheter kan diskuteras på en övergripande nivå. Förankringen ger utrymme för de som inte själva har varit med i handläggningen av ett ärende att komma med synpunkter och idéer som kan förbättra underlaget.

Beredningsprocessen kan ibland kännas lång, men det är en viktig process med många inblandade personer och det är mycket arbete som görs under processen för att leverera så bra underlag som möjligt till de förtroendevalda. En bra beredningsprocess minskar risken för återremisser och gör besluten mer rättssäkra.

Till alla ärenden som behandlas i nämnd ska det finnas ett tjänsteutlåtande. Tjänsteutlåtandet ska innehålla den information som krävs för att de förtroendevalda ska kunna fatta beslut. Det finns framtagna regler för tjänsteutlåtanden som har fastställts av förvaltningscheferna och som gäller för samtliga förvaltningar.

Som stöd för nämndsekreterarna har vi tagit fram en checklista. Den kan också vara ett stöd för handläggare som skriver tjänsteutlåtanden. Det som granskas är främst formella krav, men också en bedömning av begripligheten.

Arbetet med att utveckla beredningsprocessen ligger helt i linje med Falköpings kommuns värdegrund och övergripande mål. Tillsammans kan vi med en kvalitetssäkrad beredningsprocess uppnå en högre grad av både rättsäkerhet och effektivitet, vilket gynnar både kvaliteten i verksamheten och den demokratiska processen.